bouwstenen voor trello structuur

Trello Structuur: De bouwstenen zodat Trello voor jou gaat werken

oktober 21, 2024

Trello is een van de meest toegankelijke en visueel gestuurde projectmanagementtools die wereldwijd wordt gebruikt om taken, projecten en workflows te organiseren. Of je nu een simpele to-do lijst beheert of een volledig teamproject coördineert, de Trello structuur biedt een flexibele manier om overzicht te houden.

De kracht van Trello ligt in zijn eenvoudige, maar doordachte opbouw, die bestaat uit verschillende lagen: workspaces, borden, lijsten en kaarten. Elk van deze lagen speelt een belangrijke rol in het structureren van informatie en het stroomlijnen van samenwerking.

In deze blog gaan we dieper in op de Trello structuur en leggen we uit hoe deze lagen met elkaar samenwerken. We beginnen bij de workspace, de hoogste organisatorische laag, en eindigen bij de kaarten, de meest gedetailleerde eenheden waar alle actie plaatsvindt. Zo krijg je een volledig overzicht van hoe je Trello effectief kunt inzetten voor zowel kleine taken als complexe projecten.

Trello Workspace: De basis van je projectbeheer

Binnen de Trello structuur is de Trello Workspace de eerste stap. Een Trello Workspace kun je zien als het overkoepelende orgaan van je organisatie binnen Trello, vergelijkbaar met een bedrijf. Het is de centrale plek waar al je projecten samenkomen en waar je je teams beheert. Binnen een workspace kun je meerdere borden aanmaken, die elk een afzonderlijk project of onderdeel van je bedrijf vertegenwoordigen.

De workspace fungeert als de structuur waarbinnen alles wordt georganiseerd: alle borden, teamleden en projecten vallen onder deze laag. Je kunt verschillende workspaces gebruiken voor verschillende teams, afdelingen of zelfs klanten, waardoor je alles netjes gescheiden en overzichtelijk houdt.

Door de workspace te gebruiken, centraliseer je niet alleen het beheer van je projecten, maar zorg je er ook voor dat iedereen binnen jouw "bedrijf" toegang heeft tot de relevante borden en informatie. Hierdoor wordt samenwerking gestroomlijnd en blijven projecten overzichtelijk, ongeacht de omvang van je organisatie.

 

Voorbeeld Workspace voor MKB-bedrijven:

In een MKB-organisatie vertegenwoordigt een workspace je hele bedrijf, waarbinnen je alle afdelingen, teams of projecten kunt organiseren.

Webdesignbureau:

  • Workspace: "Webdesignbureau X"

 

Voorbeeld Workspace voor Freelancers/ZZP’ers:

Freelancers en zzp’ers kunnen Trello ook gebruiken om hun projecten, klanten en dagelijkse taken overzichtelijk te organiseren. Hier is de workspace meestal de overkoepelende structuur voor hun hele freelancepraktijk.

Freelance tekstschrijver:

  • Workspace: "Tekstbureau Freelancer A"

Trello Borden: De projecten en afdelingen van je workspace

De 2e stap binnen de Trello structuur is een bord. Een Trello Bord kun je zien als een afdeling of project binnen je Trello Workspace, vergelijkbaar met verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Elk bord vertegenwoordigt een specifiek project, team of taakgebied dat je wilt organiseren. Binnen een bord kun je lijsten aanmaken die de voortgang van taken of stappen in een workflow weergeven.

Trello borden zijn flexibel en kunnen worden aangepast aan de behoeften van jouw project. Of je nu werkt aan marketing, productontwikkeling of klantondersteuning, elk bord helpt je om taken te structureren en overzicht te houden. Binnen een bord kun je lijsten en kaarten maken om individuele taken te ordenen, toewijzen en volgen.

Door borden slim in te richten, houd je eenvoudig overzicht over elk project of elke afdeling in je bedrijf. Dit maakt het makkelijk om samen te werken, voortgang te zien en verantwoordelijkheden te verdelen, zodat iedereen weet wat er moet gebeuren binnen zijn eigen project of team.

We breiden de voorbeelden verder uit met Trello borden.

Webdesignbureau:

  • Workspace: "Webdesignbureau X"
    • Borden:
      • "Nieuwe klantprojecten"
      • "Websiteonderhoud & updates"

Freelance tekstschrijver:

  • Workspace: "Tekstbureau Freelancer A"
    • Borden:
      • "Klantprojecten"
      • "Contentplanning"

Trello Lijsten: De stappen van je projecten organiseren

Weer een stap dieper in de Trello structuur zijn lijsten. Trello Lijsten vormen de belangrijkste tussenlaag in je borden en helpen je om de voortgang van je projecten gestructureerd weer te geven. Binnen elk bord kun je verschillende lijsten aanmaken, die de verschillende fases of status van een project vertegenwoordigen. Denk hierbij aan lijsten zoals "Te Doen", "In Behandeling" en "Voltooid".

Deze lijsten zijn een must voor het visualiseren van de workflow en het bijhouden van de voortgang van taken. Door lijsten te gebruiken, kun je eenvoudig taken verplaatsen van de ene naar de andere lijst naarmate ze vorderen. Dit maakt het voor teams en individuen gemakkelijk om te zien wat prioriteit heeft en waar extra aandacht nodig is.

Bijvoorbeeld, in een marketingproject zou je lijsten kunnen maken voor "Campagneplanning", "Creatieve Concepten" en "Uitvoering". Hierdoor blijft iedereen op de hoogte van de status en zijn verantwoordelijkheden.

Lijsten kunnen ook dienen als een hulpmiddel voor brainstormsessies, waarin je ideeën en taken kunt verzamelen voordat je ze in specifieke kaarten onderbrengt. Door je lijsten goed in te richten, creëer je niet alleen overzicht, maar ook een duidelijke structuur voor elk project binnen je workspace.

We werken de voorbeelden die we eerder gebruikt hebben verder uit van Workspace naar borden en nu naar lijsten.

Webdesignbureau:

  • Workspace: Webdesignbureau X
    • Bord: "Nieuwe klantprojecten"
      • Lijsten:
        • "Nieuwe aanvragen"
        • "In planning"
        • "In uitvoering"
        • "Wacht op feedback"
        • "Voltooid"
    • Bord: "Websiteonderhoud & updates"
      • Lijsten:
        • "Te onderhouden sites"
        • "Updates gepland"
        • "Updates uitgevoerd"
        • "Problemen gerapporteerd"

Freelance tekstschrijver:

  • Workspace: Tekstbureau Freelancer A
    • Bord: "Klantprojecten"
      • Lijsten:
        • "Nieuwe aanvragen"
        • "In uitvoering"
        • "Wacht op feedback"
        • "Voltooid"
    • Bord: "Contentplanning"
      • Lijsten:
        • "Te schrijven artikelen"
        • "In bewerking"
        • "Afgeronde artikelen"
        • "Gepubliceerd"

Trello Kaarten: De actietaken binnen je projecten

De laatste stap in de Trello structuur zijn kaarten. Trello Kaarten geeft specifieke informatie over je projecten en vormen de meest gedetailleerde eenheid binnen een lijst. Elke kaart vertegenwoordigt een specifieke taak, idee of actiepunt en kan worden aangepast met belangrijke informatie. Dit maakt kaarten ideaal voor het toewijzen van verantwoordelijkheden, het bijhouden van voortgang en het delen van relevante bestanden en notities.

Binnen een lijst kun je meerdere kaarten toevoegen, waardoor je eenvoudig taken kunt organiseren op basis van hun status of type. Bijvoorbeeld, in een lijst genaamd "Te Doen" kun je kaarten maken voor elke individuele taak die moet worden uitgevoerd. Bij het verplaatsen van een kaart naar een andere lijst, zoals "In Behandeling", kun je gemakkelijk de voortgang bijhouden.

Kaarten kunnen ook labels, vervaldata, personen en opmerkingen bevatten, wat samenwerking en communicatie met teamleden bevordert. Je kunt checklists toevoegen voor subtaken, waardoor je het werk verder kunt opdelen en taken gemakkelijker kunt afvinken. Dankzij deze flexibiliteit zijn Trello-kaarten perfect voor het beheren van alles, van kleine dagelijkse taken tot complexe projectstappen, waardoor ze essentieel zijn voor een gestructureerde workflow.

 

De voorbeelden werken we weer een stapje verder uit van Workspace naar borden, lijsten en nu kaarten.

Webdesignbureau:

  • Workspace: Webdesignbureau X
    • Bord: "Nieuwe klantprojecten"
      • Lijsten:
      • "Nieuwe aanvragen"
        • Kaarten:
        • "Website voor Klant A"
        • "E-commerce platform voor Klant B"
        • "Portfolio-website voor Klant C"
      • "In planning"
        • Kaarten:
        • "Kick-off meeting Klant A"
        • "Conceptontwikkeling Klant B"
        • "Sitemap Klant C"
      • "In uitvoering"
        • Kaarten:
        • "Design mockups Klant A"
        • "Frontend ontwikkeling Klant B"
        • "SEO optimalisatie Klant C"
      • "Wacht op feedback"
        • Kaarten:
        • "Feedback op ontwerp Klant A"
        • "Revisies voor Klant B"
        • "Eindcontrole Klant C"
      • "Voltooid"
        • Kaarten:
        • "Website Klant A gelanceerd"
        • "Klant B tevreden met het resultaat"
        • "Portfolio-website Klant C afgerond"
    • Bord: "Websiteonderhoud & updates"
      • Lijsten:
      • "Te onderhouden sites"
        • Kaarten:
        • "Klant A - maandelijkse controle"
        • "Klant B - updates nodig"
        • "Klant C - beveiligingspatches"
      • "Updates gepland"
        • Kaarten:
        • "Klant A - inhoud bijwerken"
        • "Klant B - nieuwe functies implementeren"
        • "Klant C - ontwerpupdate"
      • "Updates uitgevoerd"
        • Kaarten:
        • "Klant A - updates afgerond"
        • "Klant B - nieuwe functies live"
        • "Klant C - feedback ontvangen"
      • "Problemen gerapporteerd"
        • Kaarten:
        • "Klant A - website traag"
        • "Klant B - foutmeldingen"
        • "Klant C - formulier werkt niet"

Freelance tekstschrijver:

  • Workspace: Tekstbureau Freelancer A
    • Bord: "Klantprojecten"
      • Lijsten:
      • "Nieuwe aanvragen"
        • Kaarten:
        • "Blog voor Klant A"
        • "Webpagina voor Klant B"
        • "Social media posts voor Klant C"
      • "In uitvoering"
        • Kaarten:
        • "Artikel schrijven voor Klant A"
        • "Herziening voor Klant B"
        • "SEO-optimalisatie voor Klant C"
      • "Wacht op feedback"
        • Kaarten:
        • "Feedback vragen voor artikel Klant A"
        • "Herziening verstuurd Klant B"
        • "Eindredactie Klant C"
      • "Voltooid"
        • Kaarten:
        • "Blog Klant A gepubliceerd"
        • "Webpagina Klant B gelanceerd"
        • "Social media posts Klant C geprogrammeerd"
    • Bord: "Contentplanning"
      • Lijsten:
      • "Te schrijven artikelen"
        • Kaarten:
        • "10 tips voor productiviteit"
        • "Hoe je SEO kunt optimaliseren"
        • "De toekomst van remote werken"
      • "In bewerking"
        • Kaarten:
        • "Review artikel over marketingtrends"
        • "Herziening voor blog over contentstrategie"
        • "Afwerken van een nieuwsbrief"
      • "Afgeronde artikelen"
        • Kaarten:
        • "Artikel over e-mailmarketing"
        • "Blog over de voordelen van freelancen"
        • "Gids voor sociale media strategie"
      • "Gepubliceerd"
        • Kaarten:
        • "Blog over SEO technieken gepubliceerd"
        • "Artikel over netwerkstrategieën online"
        • "Nieuwsbrief voor maart verzonden"

Samenvatting van de Trello structuur

  1. Workspace: De workspace is de overkoepelende omgeving voor je projecten en teams, vergelijkbaar met je bedrijf. Hier organiseer je al je borden en houd je een overzicht van alle activiteiten.
  2. Borden: Borden vertegenwoordigen specifieke afdelingen of projecten binnen je workspace. Elk bord helpt je om taken te structureren en prioriteiten te stellen voor verschillende werkgebieden.
  3. Lijsten: Lijsten zijn de statussen of fasen binnen een bord, zoals “Te Doen” of “In Uitvoering”. Ze maken het mogelijk om taken eenvoudig te categoriseren en de voortgang van projecten te volgen.
  4. Kaarten: Kaarten zijn individuele taken of actiepunten binnen een lijst. Ze bevatten belangrijke informatie zoals deadlines, opmerkingen en bijlagen, wat zorgt voor een duidelijke organisatie van je werk.

Deze structuur stelt teams en freelancers / zzp'ers in staat om hun werk effectiever te beheren, de samenwerking te verbeteren en de voortgang van projecten overzichtelijk te houden.

Tot slot

Trello biedt een uitgebreide verscheidenheid aan sjablonen die je helpen om snel en efficiënt aan de slag te gaan met je projecten. Of je nu een sjabloon voor projectmanagement, contentplanning of klantrelaties zoekt, er is vast iets dat aan jouw behoeften voldoet. Voor degenen die liever een frisse start maken, biedt Trello ook de mogelijkheid om blanco borden, lijsten en kaarten te creëren, zodat je je workflow kunt aanpassen aan je unieke situatie.

Als je hulp nodig hebt bij het opzetten van je Trello-omgeving, ben je niet alleen. Ik bied training, begeleiding en workshops aan om je te helpen het meeste uit Trello te halen. Daarnaast kan ik ook maatwerkoplossingen bouwen die perfect passen bij jouw specifieke wensen en bedrijfsprocessen. Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken en je Trello-ervaring naar een hoger niveau te tillen!

Wil je het maximale uit Trello halen, maar weet je niet waar te beginnen? Of heb je gebrek aan tijd om je omgeving zelf op te zetten? Ik help je graag! Of je een Trello-training zoekt, begeleiding bij het inrichten van je borden, of een complete Trello-omgeving op maat? Ik sta voor je klaar.

Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe jouw workflow geoptimaliseerd kan worden.

Digital coffee plannen
Samenwerken met Femke
Meer over Femke
Logo definitief

Contact

Focus Support
Femke Lucassen
Mgr. Vd. Burgtstraat 14
6611 BP Overasselt
Tel: 06 2398 0661
Mail: femke@focussupport.nl
KvK: 83 23 29 74

Digital coffee plannen
Geplaatst in Trello