Trello Labels: Organiseer je projecten als een pro
Trello is een populair hulpmiddel voor taakbeheer en projectmanagement dat bekend staat om zijn flexibiliteit en gebruiksgemak. Een van de krachtigste functies van Trello zijn labels, die je helpen bij het organiseren en filteren van taken op je borden. In deze uitgebreide blog gaan we dieper in op wat labels zijn, hoe je ze effectief kunt gebruiken, hoe je ze kunt aanpassen voor kleurenblinden, en hoe je met labels kunt filteren en je Trello-borden kunt organiseren. Laten we beginnen!
Wat zijn Trello labels?
Labels in Trello zijn gekleurde tags die je aan kaarten kunt toevoegen voor een visuele categorisering. Ze fungeren als een visuele indicator om snel onderscheid te maken tussen verschillende categorieën, prioriteiten, statussen, of elke andere indeling die je wilt aanbrengen. Je kunt labels personaliseren door ze een naam te geven en ze een specifieke kleur toe te wijzen.
Bijvoorbeeld:
- Groen voor 'Hoogste prioriteit'
- Geel voor 'In behandeling'
- Blauw voor 'Onderzoek vereist'
Labels zijn niet alleen handig voor visuele categorisering, maar ook voor het snel filteren van kaarten, zoals we later in deze blog zullen bespreken.
Waar gebruik je labels voor?
Labels kunnen voor verschillende doeleinden worden gebruikt, afhankelijk van de aard van je project en je persoonlijke voorkeuren. Hieronder staan enkele veelvoorkomende toepassingen van labels in Trello:
Prioriteren van taken: Labels kunnen helpen om taken te prioriteren. Door een kleurensysteem te creëren voor prioriteiten, zoals rood voor urgente taken en groen voor taken met een lage prioriteit, kunnen teamleden in één oogopslag zien welke taken onmiddellijk aandacht vereisen.
Voorbeeld:
-
- Rood: Dringende taken
- Oranje: Taken met een deadline binnen een week
- Groen: Lage prioriteit
Categoriseren van taken: Je kunt labels gebruiken om taken te categoriseren op basis van verschillende werkstromen, afdelingen, of taaktypes.
Voorbeeld:
-
- Geel: Marketingtaken
- Blauw: Ontwikkelingstaken
- Paars: Klantondersteuning
Faseren van projecten: Projecten kunnen worden ingedeeld in verschillende fases, zoals planning, uitvoering, en afronding. Met labels kan elke fase visueel worden weergegeven op de kaarten die aan het project zijn gekoppeld.
Voorbeeld:
-
- Blauw: Planning
- Geel: Uitvoering
- Groen: Afronding
Verantwoordelijkheid toewijzen: In teams kun je labels gebruiken om aan te geven welke afdeling of teamlid verantwoordelijk is voor een bepaalde taak.
Voorbeeld:
-
- Oranje: Ontwerpteam
- Paars: Productieteam
Status van de taak: Labels kunnen worden gebruikt om de huidige status van een taak aan te geven, zoals 'In afwachting', 'Bezig', 'Afgerond'.
Voorbeeld:
-
- Grijs: In afwachting
- Blauw: Bezig
- Groen: Afgerond
Kleurenblind en Trello labels gebruiken
Trello houdt rekening met kleurenblinde gebruikers door een speciale kleurenblindmodus aan te bieden. Deze modus voegt patronen toe aan de labels, zodat mensen met kleurenblindheid nog steeds onderscheid kunnen maken tussen verschillende labels. Dit is vooral handig in teams waarin niet iedereen dezelfde kleurwaarneming heeft.
Zo stel je de kleurenblindmodus in Trello in:
- Klik op je profielafbeelding rechtsboven in Trello.
- Selecteer "Instellingen".
- Scroll naar beneden naar "Toegankelijkheid" en schakel de optie "Kleurenblind-modus" in.
Het is ook mogelijk om de modus rechtstreeks via het bord in te stellen:
- Klik op de 3 puntjes rechtsboven aan onder de profielafbeelding
- Selecteer "Labels"
- Scrol naar beneden en selecteer "Kleurenblindheid-vriendelijke modus inschakelen"
In deze modus worden de labels niet alleen op kleur, maar ook op textuur en patroon onderscheiden. Hierdoor blijven de visuele voordelen van labels behouden, terwijl iedereen in het team ze gemakkelijk kan herkennen en gebruiken.
Filteren met labels
Een van de grootste voordelen van labels is de mogelijkheid om je borden te filteren. Dit is vooral nuttig wanneer je werkt aan grote projecten met veel taken, waarbij het snel vinden van de juiste kaart essentieel is.
Je kunt in Trello eenvoudig kaarten filteren op basis van labels. Hier is hoe je dat doet:
- Klik op de "Filter kaarten"-knop bovenaan je Trello-bord (het trechtericoon).
- Selecteer de labels waarop je wilt filteren. Je kunt één label selecteren of meerdere labels combineren.
Bij het filteren op labels worden alleen de kaarten weergegeven die overeenkomen met de door jou geselecteerde labels. Dit is handig als je bijvoorbeeld alleen de urgente taken wilt zien (bijv. rood label), of als je alleen de taken van het marketingteam wilt weergeven.
Voorbeeld van filteren: Stel, je hebt een bord voor projectmanagement en je hebt labels voor 'Marketing', 'Ontwikkeling', en 'Hoogste prioriteit'. Als je alleen de belangrijke marketingtaken wilt zien, kun je filteren op zowel het 'Marketing'-label als het 'Hoogste prioriteit'-label.
Organiseren van je bord met labels
Labels zijn niet alleen een handige visuele indicator, ze kunnen ook een centrale rol spelen in het organiseren van je Trello-bord. Door een systematisch gebruik van labels kun je je borden overzichtelijk en efficiënt houden.
Hier zijn enkele manieren waarop je je bord kunt organiseren met labels:
Maak een consistent labelingsysteem: Creëer een duidelijke structuur voor je labels en communiceer deze naar je team. Zo weet iedereen welke kleuren welke betekenis hebben, wat verwarring voorkomt. Zorg ervoor dat de labels voor iedereen logisch en herkenbaar zijn.
Koppel labels aan je workflow: Als je een specifiek werkproces volgt, zoals Agile of Kanban, kun je labels toewijzen aan verschillende fases van je workflow. Dit maakt het eenvoudiger om te zien welke taken in welke fase zitten.
Voorbeeld voor een ontwikkelingsproject:
-
- Rood: Backlog
- Geel: In uitvoering
- Groen: Gereed voor review
- Blauw: Geïmplementeerd
Gebruik labels voor deadlines en prioriteiten: Door kleurcodes toe te wijzen aan urgente taken of naderende deadlines, kan het team snel zien waar de focus ligt. Combineer dit met filteren om dagelijks te focussen op de taken die het meeste aandacht vragen.
Label combinaties voor extra diepgang: Door meerdere labels toe te passen op één kaart, kun je complexere relaties en details uitdrukken. Een kaart kan bijvoorbeeld zowel "Hoogste prioriteit" als "Marketing" zijn. Dit maakt het mogelijk om taken nauwkeuriger te categoriseren en te prioriteren.
Gebruik automatiseringen met labels: Tools zoals Automation in Trello kunnen worden gebruikt om geautomatiseerde acties in te stellen op basis van labels. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat wanneer een kaart het label "Afgerond" krijgt, deze automatisch wordt verplaatst naar een specifieke lijst, zoals "Voltooide taken".
Voorbeeld:
-
- Wanneer een kaart het label "In uitvoering" krijgt, kan Automation de kaart automatisch verplaatsen naar een lijst met taken die in behandeling zijn.
Tot slot
Labels in Trello zijn een krachtig hulpmiddel dat je helpt om overzicht te houden, je borden efficiënt te organiseren en snel de juiste taken te vinden. Of je nu labels gebruikt voor het prioriteren van taken, het categoriseren van werk, of het toewijzen van verantwoordelijkheden, het toepassen van een goed gestructureerd labelsysteem kan de samenwerking binnen teams aanzienlijk verbeteren. Met de toevoeging van kleurenblindmodus en filtermogelijkheden zorgt Trello ervoor dat labels voor iedereen toegankelijk en bruikbaar zijn.
Neem de tijd om je labels strategisch op te zetten en je zult merken dat je Trello-borden een stuk overzichtelijker en effectiever worden!
Wil je het maximale uit Trello halen, maar weet je niet waar te beginnen? Of heb je gebrek aan tijd om je omgeving zelf op te zetten? Ik help je graag! Of je een Trello-training zoekt, begeleiding bij het inrichten van je borden, of een complete Trello-omgeving op maat? Ik sta voor je klaar.
Plan vandaag nog een vrijblijvend gesprek en ontdek hoe jouw workflow geoptimaliseerd kan worden.
Contact
Focus Support
Femke Lucassen
Mgr. Vd. Burgtstraat 14
6611 BP Overasselt
Tel: 06 2398 0661
Mail: femke@focussupport.nl
KvK: 83 23 29 74